Polityka Prywatności Uniwersytet Zielonogórski
Spis treści
Uwzględniając wymagania art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informujemy o przetwarzaniu danych osobowych w Uniwersytecie Zielonogórskim (dalej Uczelnia). Uczelnia działa zgodnie z RODO i chroni prawa obywateli UE oraz dąży do zapewnienia ochrony osobom, których dane są przetwarzane w związku z działalnością administratora danych lub świadczeniem im usług w obszarze UE.
Administrator danych w rozumieniu RODO to podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Administratorem danych jest Uniwersytet Zielonogórski z siedzibą przy ul. Licealnej 9 w Zielonej Górze. Kontakt z przedstawicielem Administratora możliwy jest pisemnie na adres jego siedziby. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym w sprawach ochrony danych osobowych możesz się kontaktować przez e-mail: IOD@adm.uz.zgora.pl a także w sposób tradycyjny - pisemnie (pisząc na adres siedziby Administratora).
Administrator danych przetwarza dane osobowe w formie elektronicznej oraz w wersji papierowej a także stosuje odpowiednie procedury (np. przy wykonywaniu kopii zapasowych) dążąc do tego by zapewnić poufność, integralność i dostępność. Uniwersytet Zielonogórski, dalej Uczelnia stosuje niezbędne środki i instrumenty w celu ochrony danych osobowych przed nieautoryzowanym użyciem, dostępem, ujawnieniem i zmianą.
Administrator danych zapewnia osobom, których dane przetwarza prawa określone w RODO. Odpowiednio do podstawy przetwarzania danych mogą to być prawa do:
Większość z tych praw nie ma charakteru bezwzględnego. Poniżej znajdują się szczegółowe objaśnienia przysługujących praw oraz informacje, jak je egzekwować. W przypadku zgłoszenia wniosku dotyczącego wykonania określonego prawa, Administrator udzieli odpowiedzi w okresie jednego miesiąca, z tym, że, w razie konieczności, mamy prawo wydłużenia tego okresu o kolejne dwa miesiące. Jeśli czas odpowiedzi ulegnie wydłużeniu, Administrator powiadomi o tym w ciągu miesiąca od wpłynięcia wniosku. Z przysługujących praw można skorzystać kontaktując się przez wskazany wyżej adres kontaktowy. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych czy potrzeby skorzystania z praw przysługujących na podstawie RODO należy kontaktować się z przedstawicielem Administratora przy pomocy podanych na wstępie środków komunikacji podając swoje imię i nazwisko oraz adres zamieszkania lub inny adres kontaktowy. W razie wątpliwości co do tożsamości osoby kontaktującej się z Administratorem może być potrzebne podanie dodatkowych informacji lub okazanie dowodu potwierdzającego tożsamość.
W uzasadnionych przypadkach dobrym rozwiązaniem będzie kontakt z osobami, które w imieniu Administratora danych gromadzą dane osobowe (np. w formularzach). W związku z konkretną działalnością jednostek Uczelni, w odpowiednich klauzulach informacyjnych Administrator danych stara się (jeśli to tylko możliwe) udostępnić adresy czy telefony osób właściwych do kontaktu w związku z chęcią skorzystania z praw podmiotów danych.
Każda osoba, której dane dotyczą ma też wynikające z przepisów prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim miejsca zwykłego pobytu danej osoby, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce ten organ to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Dane osobowe jakie udostępniane Uczelni podczas rekrutacji na studia są niezbędne dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (przez co należy rozumieć ustalenie i udostępnienie warunków, trybu oraz informacji o terminach rozpoczęcia rekrutacji na studia w uczelni publicznej). Dane te są również potrzebne do przeprowadzenia i zakończenia rekrutacji. Przepisy które mają tu zastosowanie to: art. 6 ust. 1 lit. e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) w związku z art. 70 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce.
Pozytywny wynik rekrutacji oznacza, że podane wcześniej dane osobowe będą nadal niezbędne Uniwersytetowi Zielonogórskiemu w celach:
Przetwarzanie takie będzie niezbędne dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów).
Skutkiem odmowy podania danych osobowych będzie uniemożliwienie rekrutacji i rozpoczęcie kształcenia. Przepisy które mają zastosowanie to: art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) w związku z art. 49 ust. 2, art. 258, art. 342 ust .4, art. 344, art. 345, art. 347 i art. 352 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce i § 6 Rozporządzenia MNiSW z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów.
Dane osobowe podawane Uczelni mogą być wykorzystane do przygotowania i zawarcia umowy z udziałem osoby (której dane dotyczą), której to umowy przedmiotem będą wzajemne prawa i obowiązki Uczelni i studenta (w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b). W takim przypadku (np. gdy student uczestniczy w wymianie międzynarodowej dane studenta będą przetwarzane do końca okresu przedawnienia roszczeń związanych z realizacją tej umowy i np. korzystaniem z usług dostępnych w Uniwersytecie Zielonogórskim.
Odbiorcami danych studenta będą instytucje (organy lub podmioty) publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz osoby, którymi instytucje te się posłużą. Podczas studiów (czyli po dokonaniu wpisu na studia) będą odbiorcami także podmioty oceniające programy kształcenia, audytorzy i instytucje nadzorujące realizację projektów (jeśli weźmiesz w nich udział) oraz podmioty zrzeszające studentów czy doktorantów. Niezbędne informacje o studencie otrzyma podmiot uczestniczący w realizacji praktyk bądź staży. Dane Studenta uczestniczącego w programach wymiany międzynarodowej otrzyma również uczelnia przyjmująca go na studia za granicą. Odbiorcami danych mogą być współpracujące z administratorem podmioty świadczące na jego rzecz usługi informatyczne, prawne, ubezpieczeniowe i finansowe.
Danych studenta i absolwenta nie udostępnia się podmiotom trzecim argumentującym to po prostu potrzebą profilowania czy pośrednictwa w zatrudnieniu. Administrator danych nie uznaje za wiarygodne dostarczanych do niego zwykłym mailem skanów i oświadczeń, które nie są podpisane przy pomocy narzędzi zaufania przewidzianych w prawie europejskim i krajowym prawie polskim. Student może zwrócić się do Uczelni o wydanie zaświadczenia i potwierdzenie faktów urzędowych znanych Uczelni. Może to zrobić także drogą elektroniczną (np. przy użyciu platformy, ePUAP, Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego i podobnych narzędzi) i może wskazać adres odbiorcy takiego zaświadczenia a Uczelnia po upewnieniu się co do tożsamości studenta może przekazać informacje na temat studenta wskazanemu odbiorcy.
Dane cudzoziemców studiującym w Uniwersytecie Zielonogórskim, na studiach odpłatnych mogą zostać udostępnione fundatorom stypendium a także uprawnionym organom i przedstawicielstwom kraju pochodzenia.
Jeżeli dane studenta będą podlegały przekazaniu do podmiotów z państw trzecich (poza UE) lub organizacji międzynarodowych to nastąpi to pod warunkiem, że będzie istniał odpowiedni instrument prawny stwierdzający odpowiedni stopień ochrony jak np. decyzja Komisji Europejskiej. Student ma też prawo do otrzymania własnej kopii danych osobowych przekazywanych do państwa trzeciego.
Kandydat przystępujący do rekrutacji traci możliwość zażądania usunięcia danych ponieważ od rozpoczęcia rekrutacji wystąpią wspomniane wyżej obowiązki prawne i interesy Administratora danych, które spowodują, że będzie musiał on przetwarzać dane osobowe kandydata – np. w celach archiwizacji czy rozliczenia się.
Kandydat przystępujący do rekrutacji powinien też wiedzieć, że:
Administrator danych jest uprawniony na podstawie przepisów prawa do przetwarzania danych osobowych osób fizycznych, które zawierają z nim umowę (w celu przygotowania takiej umowy do zawarcia i realizacji) w związku z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie może być też związane z umową, w której dane osobowe są tylko zawarte (np. dane osobowe przedstawicieli przedsiębiorcy, dane osoby wskazanej w umowie do kontaktu, dane osób, z którymi uzgadnia się treść umowy itp.). Takie dane otrzymywane są od innych Stron umów zawieranych z Administratorem danych – zazwyczaj od pracodawców danej osoby fizycznej, której dotyczą dane. Oznacza to, że Uniwersytet Zielonogórski otrzymuje też dane osób, które nie są stroną umowy, ale, których dane są potrzebne do przygotowania umowy np. z podmiotem zatrudniającym tę osobę, albo z podmiotem, którego osoba ta jest przedstawicielem. Będą to zasadniczo podstawowe dane ujawniające imię, nazwisko, stanowisko czy zadania służbowe, zakres uprawnień (np. pełnomocnictwo) oraz dane kontaktowe (adres e-mail czy numer telefonu oraz adres pocztowy miejsca pracy). Jest to potrzebne do utrzymania kontaktu w związku z umową i może to ujawniać rolę danej osoby w realizacji umowy.
Administrator danych dąży do minimalizacji zakresu danych jakie gromadzi, ale gdy wymagana jest precyzyjna identyfikacja tożsamości (i tylko gdy osoba fizyczna jest Stroną) wówczas mogą być przetwarzane nie tylko dane podstawowe, ale też dane identyfikujące osobę jak data urodzenia czy numer ewidencji PESEL (np. niezbędne do dochodzenia roszczeń wynikających z podpisanych zobowiązań czy umów.
Podstawą przetwarzania takich danych osobowych może być więc odpowiednio w danej sytuacji niezbędność do:
W sytuacji gdy dane osobowe są przetwarzane na innej podstawie niż zgoda nie przysługuje prawo do cofnięcia zgody i żądanie usunięcia danych („prawo do zapomnienia”), ale przysługiwać może prawo do ograniczenia przetwarzania jak też większość praw wymienionych na wstępie. Przed skorzystaniem z tych praw może być niezbędna weryfikacja tożsamości osoby składającej taki wniosek.
Administrator jako uczelnia publiczna podlega rozmaitym obowiązkom związanym z dokumentowaniem, archiwizacją, sprawozdawczością a nawet publicznym ujawnianiem niektórych informacji. Działalność Uczelni jest monitorowana, podlega audytom i kontrolom uprawnionych instytucji i polega to często na udostępnianiu takim instytucjom informacji (w tym także danych osobowych).
Dane osobowe są przetwarzane przez osoby upoważnione na piśmie przez Administratora danych (głównie pracowników) i tylko w niezbędnym zakresie określonym w wewnętrznych przepisach Uczelni. Dane osobowe mogą być tylko w uzasadnionych przypadkach udostępnione współpracownikom i podwykonawcom Administratora danych (obsługującym Uczelnię kancelariom prawnym, doradcom i audytorom oraz firmom windykacyjnym i informatycznym) a także ich pracownikom. Stać się tak może gdy świadczą one na rzecz Uczelni usługi wymagające dostępu do danych.
Dane osobowe przetwarza się przez minimalny okres konieczny do realizacji i rozliczenia Umowy. Następnie dane podlegają archiwizacji. Gdy osoba fizyczna jest Stroną umowy to okres przetwarzania jej danych wynika z przepisów podatkowych, z przepisów o przedawnieniu roszczeń a czasami z umownego zobowiązania do zachowania poufności (gdy Strony łączy taka umowa).
Administratorem danych związanych z zawieraną umową cywilnoprawną jest Uniwersytet Zielonogórski z siedzibą we Zielonej Górze, ul. Licealna 9, 65-417 Zielona Góra a kontakt z przedstawicielem Administratora możliwy jest za pomocą formularza kontaktowego na stronie: https://www.uz.zgora.pl/index.php?kontakt. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem: iod@adm.uz.zgora.pl. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z przedstawicielem Administratora przez formularz na stronie www podając swoje imię i nazwisko oraz adres zamieszkania lub inna adres kontaktowy, a w przypadku osób reprezentujących wskazując podmiot w imieniu którego osoba ta występuje lub występowała, w celu prawidłowego zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą oraz udzielenia odpowiedzi na treść zgłoszenia. W razie wątpliwości co do tożsamości osoby kontaktującej się z Administratorem może być potrzebne podanie dodatkowych informacji lub okazanie dowodu potwierdzającego tożsamość.
W związku z zawieraniem umów cywilnoprawnych w zdecydowanej większości przypadków Administrator przetwarza następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, ewentualnie firma lub podmiot który osoba fizyczna reprezentuje, pełniona funkcja/stanowisko, adres e-mail lub numer telefonu). Co do osób reprezentujących Stronę to przetwarzany jest również numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości lub dane adresowe pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną jako uprawnioną do reprezentacji Strony. Jeśli osoba fizyczna jest Stroną Umowy przetwarzany jest również numer rachunku do rozliczeń, NIP lub REGON oraz adres siedziby/zamieszkania. Dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia i wykonania Umowy, dokonania rozliczeń finansowych, w celu archiwizacji dokumentacji związanej z zawarciem wykonywaniem Umowy oraz w celu obsługi ewentualnych roszczeń. Dane takie nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Dane osoby będą przetwarzane na podstawie:
Administrator przetwarza dane osobowe, które zostały mu przekazane:
Dane osobowe Stron mogą zostać przekazane/udostępnione podmiotom upoważnionych na podstawie przepisów prawa, podmiotom świadczącym usługi doradcze i audytorskie, kancelariom prawnym, innym podmiotom w związku ze świadczeniem przez te podmioty wsparcia bieżącej działalności Administratora, dostawcom i serwisantom oprogramowania, firmom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie. Każdorazowo zakres ujawnianych informacji tym podmiotom będzie adekwatny i niezbędny do realizacji założonych celów. Dane osobowe mogą być również transferowane poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z zapewnieniem przez te podmioty usług IT, jak również do firm trzecich na podstawie zawartej z tymi podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w oparciu o tzw. Standardowe Klauzule Umowne. Korzystając z usług w/w podmiotów trzecich którym dane możemy ujawnić, Administrator zobowiązuje te podmioty do zachowania bezpieczeństwa i poufności danych oraz do nieudostępniania ich nieuprawnionym podmiotom, zaś podmioty te będą przestrzegać odpowiednich standardów bezpieczeństwa dla wypełniania wymogów RODO.
Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania Umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa dotyczących Administratora z uwagi na to, że jest to niezbędne do realizacji celów wynikających z jego prawnie uzasadnionych interesów.
Dane będą przetwarzane w celu wykazania spełnienia obowiązków informacyjnych oraz dla wypełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji wynikającego z obowiązujących przepisów o rachunkowości i Ordynacji podatkowej. Co do zasady będzie to okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Prawa osób, których dane dotyczą - Osoba, której dane dotyczą w odniesieniu do swoich danych osobowych, ma następujące prawa, które stosuje się zależnie od okoliczności: prawo do dostępu, sprostowania, usuwania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania. Większość z tych praw nie ma charakteru bezwzględnego. Poniżej znajdują się szczegółowe objaśnienia przysługujących praw oraz informacje, jak je egzekwować. W przypadku zgłoszenia wniosku dotyczącego wykonania określonego prawa, Administrator udzieli odpowiedzi w okresie jednego miesiąca, z tym, że, w razie konieczności, mamy prawo wydłużenia tego okresu o kolejne dwa miesiące. Jeśli czas odpowiedzi ulegnie wydłużeniu, Administrator powiadomi o tym w ciągu miesiąca od wpłynięcia wniosku. Z przysługujących praw można skorzystać kontaktując się przez wskazany wyżej formularz kontaktowy.
Osoba, które dotyczą dane osobowe może poprosić Administratora o informację, czy je przetwarza. Jeśli tak osoba taka ma prawo zażądać dostępu do tych danych osobowych i informacji takich jak cel przetwarzania, kategorie danych osobowych poddawane przetwarzaniu, odbiorcy lub kategorie odbiorców, przewidywany okres przechowywania tych danych, jeśli możliwe jest jego określenie (lub o kryteria, na których podstawie określany jest czas przechowywania danych), prawo do żądania poprawienia lub usunięcia danych osobowych bądź ograniczenia ich przetwarzania; prawo do złożenia skargi do odpowiednich organów nadzorczych; jeśli Administrator nie otrzymał danych od osoby, której one dotyczą można zażądać wszelkich dostępnych informacji na temat źródła ich pochodzenia. Osoba, której dane dotyczą może też zapytać czy przy użyciu jej danych Administrator podejmuje jakiekolwiek automatyczne decyzje mogące mieć skutki prawne lub inne ważne dla tej osoby skutki.
Osoba, które dotyczą dane osobowe może poprosić Administratora o poprawienie danych, jeśli są nieprawidłowe. Zważywszy na cel przetwarzania, może też zażądać uzupełnienia niekompletnych danych.
Osoba, które dotyczą dane osobowe może wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora, który uwzględni sprzeciw i zaprzestanie przetwarzania, chyba że:
Osoba, które dotyczą dane osobowe może domagać się ograniczenia przetwarzania danych osobowych w następujących okolicznościach:
Jeśli żądanie osoby ograniczy przetwarzanie jej danych osobowych, Administrator zachowa te dane i będzie je przetwarzać wyłącznie za zgodą tej osoby; w celu ustalenia, wyegzekwowania lub obrony roszczeń prawnych; w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej; w ważnym interesie publicznym Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
Osobie, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim zwykłego pobytu tej osoby, jej miejsca pracy lub miejsca wystąpienia domniemanego naruszenia. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Uniwersytet Zielonogórski (UZ) jako Administrator danych jest też organizatorem lub współorganizatorem zjazdów, konferencji naukowych (w tym studenckich), targów, spotkań branżowych i dziedzinowych oraz podobnych wydarzeń. Administrator danych organizuje różnego rodzaju imprezy popularyzujące naukę, wydarzenia w mediach społecznościowych i tradycyjnych (radio, telewizja, prasa). Uczestnicy takich wydarzeń proszeni są o podanie danych, które ich identyfikują i danych kontaktowych. Niniejsza polityka prywatności ma też na celu informowanie uczestników takich wydarzeń o tym, kiedy i w jaki sposób ich dane osobowe są przetwarzane i do czego są wykorzystywane w praktyce.
Kiedy ktoś decyduje się na udział w organizowanym przez UZ wydarzeniu zbierane są dane osobowe uczestnika. Zazwyczaj zakres danych obejmuje w szczególności imię i nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe, afiliację czy przynależność organizacyjną i ewentualnie inne – jak np. szczególne oczekiwania dotyczące diety lub zapotrzebowania na inne wsparcie ze strony organizatora, szczegóły dotyczące zakwaterowania, informacje o metodach płatności i karcie kredytowej do celów rezerwacji hotelowych oraz itp. potrzebne w celu przygotowania wydarzenia. Jeżeli uczestnik wydarzenia nie zawiera z Administratorem danych umowy to podstawą przetwarzania danych będzie zgoda uczestnika (w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Jeśli odpowiedni regulamin, zasady rejestracji czy sam charakter wydarzenia (np. biletowane targi pracy) nie pozwalają przyjąć, że udostępnienie danych jest równoznaczne z udzieleniem zgody na ich przetwarzanie to Administrator danych będzie zwracać się o wyrażenie odrębnej, dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach.
Dane osobowe uczestników poszczególnych wydarzeń mogą być udostępnianie także innym współorganizatorom danego zdarzenia ponieważ instytucje świata nauki zazwyczaj intensywnie współpracują ze sobą w takiej działalności.
Dane uczestników mogą być wykorzystywane do rejestracji udziału, udostępnienia materiałów, zapewnienia usług towarzyszących i usług zapewniających komunikację uczestników (mogą być udostępnione dostawcom takich usług jak poczta elektroniczna, komunikatory itp.).
Wizerunek i głos uczestników może zostać zarejestrowany w materiałach fotograficznych i wideo oraz może zostać wykorzystany na stronach internetowych organizatorów i w relacjach prasowych. Jeśli uczestnik wydarzenia nie chce ujawniać swojej tożsamości i nie akceptuje wykorzystania takich danych powinien - przed udostępnieniem informacji o sobie - potwierdzić możliwość odstąpienia od takiego przetwarzania jego danych z przedstawicielami organizatora.
Dane uczestników mogą być udostępnione również sponsorom i mogą być użyte do przedstawiania ofert, ale co do zasady (jeśli organizator nie poinformuje inaczej) będą to cele innych administratorów danych. UZ przechowuje i wykorzystuje dane osobowe:
Nie dostarczenie niezbędnych dla powyższych celów danych osobowych może powodować, że Administrator danych nie wykona powyżej opisanych czynności oraz nie będzie możliwe osiągniecie celów takich jak choćby skontaktowanie się z uczestnikiem przez unikalny adres e-mail.
Dane osobowe będą przetwarzane przez UZ przez okres niezbędny do zrealizowania określonych powyżej celów, po czym zostaną zanonimizowane i zniszczone lub zarchiwizowane. Organizator wydarzenia może zwrócić się do uczestników z propozycją zachowania ich danych niezbędnych do zawiadomienia w przyszłości np. o kolejnych edycjach wydarzenia lub o wydarzeniach podobnego typu.
Administrator (UZ) nie ujawnia danych osobowych stronom trzecim w żadnym innym celu niż tu przedstawione a w szczególności dla umożliwienia im przesłania niezamówionych materiałów marketingowych. Możemy jednak wykorzystywać i udostępniać dane nie ujawniające tożsamości - pseudonimowane, zmienione lub informacje zagregowane - do celów badawczych, sprawozdawczych czy statystycznych.
UZ nie ujawnia danych osobowych podmiotom niezaangażowanym w organizację wydarzenia. Jeśli wydarzenie, w którym uczestniczysz lub zamierzasz wziąć udział znajduje się poza Unią Europejską a konieczne będzie dostarczenie danych Administrator danych zrobi co będzie w jego mocy aby odbywało się to na podstawie odpowiednich instrumentów prawnych gwarantujących, że dane osobowe uczestnika będą chronione nie gorzej niż na obszarze UE. Administrator danych zastrzega, że uczestnik może sam decydować o podawaniu swoich danych podmiotom, które nie są zobowiązane przy przetwarzaniu danych do przestrzegania europejskiego prawa.
Dostęp do danych osobowych nich mają wyłącznie osoby, którym taki dostęp jest niezbędny w ramach pełnionej funkcji lub do wykonania zadania.
Co do zasady Administrator danych akceptuje udostępnianie mu przez osoby, których dane dotyczą tylko własnych danych. Podawanie Administratorowi danych cudzych danych osobowych jest dopuszczalne jeśli ktoś, kto podaje te dane zrobi to za zgodą zgodę osoby, której dane dotyczą. Podając cudze dane należy więc zastosować rozsądne środki - chociażby w celu poinformowania zapisywanych osób o zasadach określonych w niniejszej polityce.
Systemy informatyczne i strony internetowe wydarzeń mogą zawierać linki do stron internetowych stron trzecich. Te inne strony internetowe nie podlegają niniejszej polityce prywatności i procedurom Administratora danych. Zdecydowanie należy zachować ostrożność przy korzystaniu z nich i zapoznawać się dostępnymi tam z regulaminami i politykami prywatności. Administrator danych nie praktykuje ogólnego popierania, zatwierdzania ani certyfikacji niczyich usług ani też nie poleca usług lub produktów oferowanych na stronach internetowych podmiotów trzecich – nawet jeśli informuje o nich w swojej działalności.
UZ nie przechowuje informacji o kartach kredytowych i debetowych klienta – do obsługi płatności związanych z organizacją wydarzeń Uczelni korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy, który zapewnia bezpieczne przeprowadzenie płatności internetowych oraz dostarcza stosowne narzędzie pozwalające obsłużyć takie czynności (portal internetowy).
W Uniwersytecie Zielonogórskim szczególną troską jest nawiązanie i utrzymanie dobrych relacji z przedsiębiorcami, przemysłem i z biznesem. Uczelnia aktywnie nawiązuje kontakty z przedsiębiorcami kierując do nich propozycje nawiązania współpracy badawczej, dla zorganizowania spotkań, konferencji oraz do przedstawienia możliwości wykorzystania infrastruktury dostępnej w Uczelni. W tym celu używane są dane pozyskiwane z ogólnodostępnych źródeł, jak strony internetowe przedsiębiorstw oraz publiczne rejestry CEIDG i KRS. Część danych pochodzi od przedsiębiorców gdy nawiązują z Uczelnią współpracę – nawet jeśli nie dochodzi do zawarcia umowy w tym zakresie.
Zakres danych obejmuje wówczas w szczególności nazwę firmy (w tym imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane służące segmentacji (jak np. główne PKD, województwo). Przetwarzanie takie jest niezbędne dla realizacji celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów i zgodne z przesłanką z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Szczegółowe cele przetwarzania danych w tym przypadku to:
W realizacji kontaktów pomagają Administratorowi danych inne podmioty, które gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych. Współpraca ta sprowadza się zasadniczo do obsługi, przechowywania i zarządzania wysyłkami wiadomości mailowych. Dane przekazywane są im z dochowaniem należytej staranności i poufności oraz tylko w zakresie niezbędnym do technicznej obsługi wysyłki.
Danych kontaktowych nie udostępnia się nikomu w innym celu niż przedstawione powyżej. Nie godzimy się na udostępnianie danych żadnym podmiotom, które mogłyby przesyłać niezamówioną informację handlową. Dążymy do tego by przetwarzać dane, które nie ujawniają niczyjej tożsamości (pseudonimowane, zmienione, zagregowane lub inaczej przetworzone) i tylko w celach badawczych, sprawozdawczych czy statystycznych.
Administrator działa zgodnie z RODO i prawem europejskim i polskim prawem krajowym. W razie otrzymania niezamówionej wiadomości jeśli osoba, której dane dotyczą nie życzy sobie takiego przetwarzania może ograniczyć przetwarzanie danych przez Administratora danych wysyłając e-mail na adres: iod@adm.uz.zgora.pl. Administrator danych informuje, że może być potrzebna weryfikacja danych przed zrealizowaniem wniosku).
Uniwersytet Zielonogórski jest organizatorem i współorganizatorem wielu konkursów, olimpiad, rankingów i podobnych wydarzeń związanych z prowadzoną przez Uczelnie działalnością. Zasady ich przeprowadzania zazwyczaj określone są w odpowiednich regulaminach. Natomiast ich przeprowadzenie nie jest możliwe bez przetwarzania danych w choćby minimalnym zakresie.
Organizator konkursu zazwyczaj będzie zamierzał opublikować wyniki i informacje o laureatach – także w Internecie, przy wykorzystaniu wizerunku laureatów czy uczestników. Dane uczestników zostaną udostępnione osobom zaangażowanym w procedury konkursowe – w tym upoważnionym pracownikom Uczelni. Dane te mogą też zostać udostępnione pracownikom firm i instytucji współpracujących przy organizacji konkursu – w tym również na ich stronach www. Jeśli podmioty takie są też współorganizatorami konkursu uczestnik zazwyczaj może otrzymać od nich odrębne informacje o przetwarzaniu danych. Odbiorcami danych mogą też stać się instytucje i podmioty uprawnione do nadzorowania działań Uczelni. Jeżeli to tylko będzie uzasadnione oraz prawnie dopuszczalne a zarazem wykonalne technicznie Administrator danych będzie się starał w takich przypadkach dokonać anonimizacji danych.
Przystąpienie do konkursu wiążące się z podaniem swoich danych jest co do zasady jednoznaczne z potwierdzeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z konkursem w związku z (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Dokumentacja konkursu może podlegać następnie obowiązkom archiwizacyjnym opartym na przepisach powszechnych stosowanych w szkolnictwie wyższym. Może to prowadzić do ujawnienia uprawnionym osobom i instytucjom dokumentacji konkursowej a w tym także informacji o osobach wyłonionych jako laureaci konkursu. Takie przetwarzanie będzie niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
W ramach procedur konkursowych dane osobowe będą przetwarzane w okresie od ich zebrania do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym ogłoszono wyniki konkursu.
Jeżeli dane laureatów (osób wyróżnionych przez komisję konkursową) zostaną upublicznione to będą przetwarzane w ten sposób bezterminowo. Mogą one być publicznie dostępne do dnia zastąpienia ich danymi o nowych laureatach a także mogą zostać zarchiwizowane. Administrator zastrzega sobie prawo archiwizowania konkursowych wraz z informacją o ich autorze w celu późniejszego wystawienia, eksponowania lub publikacji zgodnie z nabywanymi prawami autorskimi. W przypadku publikowania informacji czy relacji związanych z konkursem (w prasie czy mediach społecznościowych) dane osobowe wraz z wizerunkiem będą publicznie dostępne przez okres udostępnienia takich relacji ich odbiorcom (odpowiednio do medium).
Poza innymi prawami wymienionymi na wstępie w związku z tym, że podstawą przetwarzania danych jest zgoda to uczestnik ma też związane z tym prawo do cofnięcia zgody. Aby wycofać zgodę należy skontaktować się z Organizatorem Konkursu. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na legalność czynności przeprowadzonych na danych przed wycofaniem zgody, ale może uniemożliwić dokończenie procedur konkursowych z udziałem uczestnika, który cofnie zgodę. Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do umożliwienia wzięcia udziału w procedurach konkursowych i brak zgody uniemożliwia udział w konkursie (który ze swej natury także jest dobrowolny).
Uniwersytet Zielonogórski jako Administrator danych przetwarza dane osobowe dotyczące osób nieletnich - np. w związku z zapisami na kursy przygotowawcze i na zajęcia popularyzujące naukę a realizowane z udziałem dzieci i młodzieży. Dane takich osób są przetwarzane po to, żeby zorganizować i przeprowadzić rekrutację lub zapisy na zajęcia, umożliwić udział w zajęciach osobom uprawnionym i zapewnić im związane z tym świadczenia bądź usługi.
Uczelnia potrzebuje imion, nazwisk i danych kontaktowych żeby móc kontaktować się z uczestnikami zajęć – np. w sprawach organizacyjnych oraz aby zachować możliwość skontaktowania się z rodzicami lub opiekunami oraz np. zawiadomić ich o sytuacji ich dziecka gdy będzie to niezbędne dla ochrony jego zdrowia lub bezpieczeństwa. Zgody na przetwarzanie danych osobowych w imieniu nieletnich udzielają wyłącznie rodzice lub prawni opiekunowie uczestnika.
Odbiorcami danych osobowych mogą się stać w takich przypadkach: instytucje współpracujące z Administratorem danych – w tym sponsorzy, instytucje finansujące projekty realizowane przez Uczelnię, szkoły kuratoria i instytucje oświatowe, akredytowane laboratoria, i organy administracji rządowej itp. Dane uczestników, ale też dane ich opiekunów i rodziców mogą być udostępnione podmiotom świadczącym dla Uczelni usługi– np. informatyczne czy audytowe.
Dane osób nieletnich będą przetwarzane przez okres uzależniony od zgody ich rodziców bądź opiekunów. Administrator danych będzie je usuwał także niezwłocznie gdy ustanie przyczyna uzasadniająca ich przetwarzanie – np. zakończy się kurs przygotowujący na studia. Jeśli zachowania danych wymagać będą przepisy archiwizacyjne to takie dane osobowe będą zachowane przez czas określony w przepisach.
Administrator danych w niezbędnych przypadkach zwróci się do rodziców lub opiekunów osoby nieletniej o wyrażenie odrębnej, dodatkowej zgody na przetwarzanie ich danych i danych ich podopiecznych.
Podanie danych osobowych w celu otrzymywania newsletterów Uniwersytetu Zielonogórskiego jest dobrowolne, bez ich udostępnienia nie byłoby możliwe dostarczanie kolejnych wydań newsletterów. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu dostarczenia zamawianych informacji na wskazany adres mailowy. Podanie danych użytkownika newslettera jest równoważne z udzieleniem zgody (w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Korzystanie z newslettera jest dobrowolne i bezpłatne. W każdej chwili możesz usunąć swoje dane z bazy i zrezygnować z subskrypcji za pomocą odnośnika w treści newslettera.
Zarządzane przez Administratora danych serwisy internetowe i systemy informatyczne mogą zawierać linki do stron internetowych podmiotów trzecich, które nie podlegają naszej polityce prywatności i procedurom. Dotyczy to m.in. dostępu do rozmaitych zasobów i baz wiedzy udostępnianych przez Uniwersytet Zielonogórski lub za jego pośrednictwem, na podstawie odpowiednich porozumień licencyjnych.
Nie możemy ponosić odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach a niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko serwisów WWW Uniwersytetu Zielonogórskiego.
Administrator danych nie praktykuje reklamowania o popierania usług czy produktów oferowanych przez osoby trzecie. Administrator nie prowadzi też zatwierdzania ani certyfikacji świadczonych przez takie osoby trzecie. Zalecane jest - przed przystąpieniem do korzystania z takich usług - uważne ich sprawdzenie i zapoznanie się z odpowiednimi politykami prywatności i regulaminami świadczenia takich usług.
Uniwersytet Zielonogórski korzysta z plików cookies. Pliki te (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych. Zawierają zazwyczaj nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Uniwersytet Zielonogórski. Wykorzystywane są w następujących celach:
W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) pozwala na przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej. Takie informacje dostępne są np. tutaj:
Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu Uniwersytetu Zielonogórskiego np. ograniczyć zapamiętywanie ustawień czy haseł. Wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron WWW.
Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z Administratorem danych reklamodawców oraz partnerów.
Pliki cookie mogą być wykorzystane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, do wyświetlenia reklam dopasowanych do sposobu, w jaki użytkownik korzysta z Serwisu. W tym celu mogą zachować informację o ścieżce nawigacji użytkownika lub czasie pozostawania na danej stronie.
Pliki cookies pomagają Uniwersytetowi Zielonogórskiemu w opracowywaniu statystyk dla portalu UZ.edu.pl.
Korzystamy z plików cookies (takich jak: utma, utmb, utmc i utmz_ a także z informacji o geolokalizacji, tj. sprawdzamy, z jakiej lokalizacji (np. kontynentu, czy kraju) otrzymujemy wywołania naszego Serwisu.
Nasz Serwis wykorzystuje narzędzie Google Tag Manager służące do zarządzania kodami analitycznymi umieszczonymi na stronie. Są one wykorzystywane do analityki ruchu użytkowników na stronie w celu jej optymalizacji. Kody Hotjar służą nam analizie zanonimizowanych zachowań użytkowników na stronie. Pozwala to na optymalizację użyteczności strony. Używany przez nas kod Facebook Pixel służ do mierzenia skuteczności reklam na podstawie analizy działań podejmowanych przez użytkowników w Serwisie.
Informacje o niektórych zachowaniach użytkowników naszego Serwisu podlegają zapisaniu w warstwie serwerowej. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem oraz w celu zapewnienia bezpiecznej i jak najsprawniejszego świadczenia usług.
Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:
przejście do Serwisu nastąpiło przez odpowiedni odnośnik,
Dane powyższe nie są kojarzone konkretnymi osobami przeglądającymi strony a sa wykorzystywane jedynie do celów administrowania serwerem.
Dane podlegają udostępnieniu podmiotom zewnętrznym wyłącznie w granicach prawnie dozwolonych i w celach określanych przez Uniwersytet Zielonogórski.
Na udostępnienie dane pozwalające na identyfikację osoby fizycznej Administrator danych uzyskuje zgodę takiej osoby, której dane dotyczą. Przy otwieraniu stron Serwisu WWW Administratora danych należy zapoznać się z informacjami o informacjach zbieranych w związku z korzystaniem z Serwisu a w razie potrzeby dostosować odpowiednio do swoich oczekiwań ustawienia własnej przeglądarki.
Administrator danych może mieć obowiązek udzielania informacji zebranych przez jego Serwis WWW upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań w zakresie wynikającym z żądania.
Polityka Prywatności może być uzupełniania lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora danych w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji użytkownikom dotyczącej ich danych osobowych i informacji o nich.
Aktualna treść Polityki Prywatności jest udostępniana na bieżąco, na odpowiedniej stronie internetowej Administratora danych.
